Waar het goed werkt
Automatisering past bij werk dat je steeds opnieuw doet, dat volgens vaste stappen gaat en veel tekst of gegevens bevat. Dan kan software het meeste werk doen en kijkt een mens mee.
- Offertes en e-mails opstellen: een eerste versie staat klaar, jij controleert en verstuurt
- Documenten verwerken: facturen en formulieren worden gelezen en op de juiste plek gezet
- Klantvragen beantwoorden: veelgestelde vragen krijgen direct een antwoord, de rest gaat naar jou
- Systemen koppelen: je hoeft gegevens niet meer over te typen van het ene programma naar het andere
Waar je voorzichtig mee moet zijn
Moet er een oordeel of een gesprek aan te pas komen, dan blijft een mens nodig. Denk aan een lastige klacht of een besluit met grote gevolgen. AI kan helpen met een eerste opzet, maar jij beslist.
Altijd een controlestap
Een goede automatisering heeft waar nodig een moment waarop iemand meekijkt voordat iets de deur uit gaat. Zo blijft de kwaliteit goed, ook als de software een keer iets verkeerd begrijpt.
Zo begin je
- Schrijf een week lang op waar je tijd naartoe gaat
- Kies de taak die het meeste tijd kost en het vaakst terugkomt
- Automatiseer alleen die ene taak en kijk wat het oplevert
- Pak daarna pas de volgende